About Spirion
受保护数据是一个包罗万象的术语，包括定义为机密的任何信息, personal, proprietary, 健康保险或医疗信息. 有关1级机密数据和2级内部使用数据的详细列表，请阅读 信息分类、处理和处置标准.
如果你的电脑或电子存储设备丢失, 通过网络被盗或闯入, 受保护的数据可能从您受损的设备中获得. 在计算机上积累受保护的数据很容易. 仅从日常使用您自己的个人信息(e.g.(如密码、信用卡号码)可能会从交易中保留. 在您的计算机上创建的每月缺勤报告可能包含您的社会安全号码. 以及被遗忘已久的文件, 电子表格和电子邮件可能包含学生和员工的社会安全号码或其他识别信息. 根据加州法律, 如果受保护的数据被泄露，大学必须通知受泄露影响的每个人, 或者被合理地认为是, 未经授权人士取得. 管理安全事件的时间和费用损失, 对大学声誉的损害和可能的法律责任使得主动数据清理成为一项值得的任务.
ITS服务台或您指定的信息技术顾问(ITC)可以帮助您配置Spirion搜索. However, 您必须根据您当前的工作要求或大学记录保留要求最终确定安全保留或安全删除哪些文件. In addition, Spirion软件可能会发现您的个人受保护数据, such as passwords, 社会安全号码或财务账户信息, 即使是ITS和ITC的支持人员也应该保密. 如果你在配置方面需要帮助，最新的校园ITCs列表可在 加州大学洛杉矶分校ITC网页
搜索持续时间取决于正在搜索的驱动器或媒体的数量以及文件的数量, 计算机上的文件夹和子文件夹以及存储介质. 因此，清理时间因人而异，很难预测. 然而，大多数系统测试人员报告平均扫描花费一个小时或更少. 可以保存搜索结果，并在更方便的时间完成文件清理. 由于可以为同一个操作选择多个文件(例如.g.，所有复选框应删除或保护)，您可以非常快速地管理您的结果. 如果您选择保护文件，一个密码将保护所有文件，这加快了过程.
Spirion在后台运行，因此您可以继续工作. 虽然在搜索过程中可能会对计算机的处理速度产生一些最小的影响, 测试该系统的人报告说没有影响. 但过去的经验告诉我们，管理安全事件并通知个人信息丢失可能会占用大学数百小时的工作时间, 让花在主动清理上的时间成为一项非常值得的任务.
控件可以暂时暂停正在进行的搜索 Pause button on the Main tab on the ribbon. The Pause 按钮在同一个地方 Start 按钮，并自动从 Start to Pause 当搜索开始时. Once you click Pause，将自动更改为 Resume button. 要继续搜索，请单击 Resume 按钮，它与 Pause and Start buttons on the Main ribbon.
Yes, 您可以配置Spirion扫描计算机的硬盘驱动器, 所有的cd和dvd都在驱动器里, 最后是所有插入电脑USB接口的外部电子存储设备. 可同时插入多个外部电子存储设备, 但它们受到可用USB端口数量的限制.
- Note:如果你选择在工作时间后扫描电脑，不建议把外部电子存储设备放在无人看管的地方.
业务流程可能允许将敏感数据下载到工作站上. 我们希望减少这些敏感数据泄露的机会. This is where we 定义文件处理周期 对于员工/教职员工. 我们目前建议采用以下资料保护技术:
- 如果你的电脑接收了ITS基线服务的自动电脑补丁和更新, 那么Spirion已经在你的电脑上了. 桌面上的图标是一只蓝色背景的白色“嗅探”狗的侧面轮廓
有五个选项-撕碎，擦洗，安全，隔离和忽略. 但并不是每种选择都适用于每种类型的计算机或文件. 取决于文件在计算机上的位置, 可用选项将出现在主功能区中.
- Shred 使用国防部的擦除标准来永久删除文件.
- Scrub 删除个人信息并保留所有其他内容. 此功能仅适用于在Office 2007及以后版本中创建的文件.
- Secure 使用特定于应用程序的加密对文件进行密码保护.
- Quarantine 将突出显示的文件移动到隔离位置，并将其从原始位置永久分解.
- Ignore 允许指定的物品被Spirion忽略.
更多更详细的用户指南，请访问 Spirion website.
Using Spirion
Baseline-supported电脑
校园内连接的电脑可自动接收ITS发布的更新和补丁, Spirion软件应该已经安装好了. 桌面上的图标看起来像一只蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面轮廓. Spirion应用程序图标是蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面轮廓
Non-Baseline-supported电脑
如果您的计算机不是ITS基线支持的计算机，并且没有安装Spirion软件, 请与 ITS Help Desk 电话:(323)343-6170寻求帮助.
Opening Spirion
Windows电脑:
-
双击Spirion应用程序图标是蓝色背景上的白色“嗅探”狗的侧面配置文件. 如果Spirion快捷方式不在您的桌面上, 点击Windows开始菜单, 向下滚动并单击Spirion文件夹并选择Spirion应用程序.
对于macOS计算机:
-
Press the
键盘上的“发射台”键. 你也可以点击 
灰色图标和黑色“火箭船”.的灰色“火箭”图标，并在屏幕顶部的文本框中搜索“Spirion”. Click on Spirion.
Spirion Profile
-
第一次使用Spirion时，您将看到一个对话框，用于设置新的Spirion配置文件. 以前创建概要文件的用户可以跳过此步骤.
-
输入密码后，您就完成了个人资料的设置. 该配置文件对于登录到Windows的用户是唯一的. 创建Profile允许您保存设置并安全地保存已输入Spirion的任何信息. 点击“确定”，然后点击“下一步”.”
Windows
现在开始搜索，继续搜索向导，并打开高级界面
The Search Wizard 是快速和易于使用，并为您提供三种选择:
- Start Search Now:立即开始搜索当前设置.
- 继续搜索向导:使用预定义模板搜索向导或快速设置基本配置信息后开始搜索.
- 打开高级界面:使用主应用程序界面配置搜索.
下面详细介绍了这三个选项.
- Note: "Start Search Now" and "继续搜索向导" are recommended.
START SEARCH NOW
- 选择“立即开始搜索”,“Spirion将开始在计算机上搜索敏感信息，包括社会安全号码(ssn)。, 出生日期(DOBs), 还有信用卡号.
继续搜索向导
By selecting "继续搜索向导，有五个选项:
- Configure Search:配置Spirion搜索特定类型的数据，如ssn, 信用卡号码(ccn), Passwords, 银行帐号, Drivers Licenses, DOBs, Phone Numbers, E-Mail Addresses, 个人地址, Passport Numbers, 和个人健康信息(PHI).
- Standard:搜索ssn, ccn和密码在您的网页浏览器，电子邮件(i.e. Microsoft Outlook应用程序内的电子邮件).
- PCI-DSS 2.0: Search for 支付卡行业数据安全标准(PCI DSS) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
- HIPAA/HITECH: Search for 个人健康信息(PHI) 在浏览器、电子邮件和整个计算机上的公共文件中.
- Comprehensive:在整个电脑上搜索所有常见的个人信息.
选择数据类型后，在计算机上选择一个位置进行搜索.
- My Documents指定Spirion将搜索当前登录用户的“我的文档”和“用户设置”文件夹.
- My Computer指定Spirion将搜索计算机上的所有驱动器(可移动和本地).
- Custom Folder:允许您指定任何驱动器，文件夹或文件夹集进行搜索. 当您选择自定义文件夹和空白旁边的省略号时, 将打开下面的对话框. 再次单击省略号并选择要搜索的特定文件夹.
MAC
SEARCH SETUP
以下设置说明用于在运行macOS的计算机上配置Spirion上的搜索.
- 在输入您的Spirion配置文件的密码后，您将看到一个名为 Search Setup. Click Cancel, for now. 我们将在以下步骤中配置搜索.
- 接下来，您将看到主Spirion界面. 窗户上有一条横着不同颜色的丝带 Icons across the top.
- The Data Types 图标允许您选择您希望Spirion搜索识别的敏感数据形式, such as:
- 社会安全号码(SSN), 信用卡号码(CCN), Password Entries, 银行帐号, Drivers Licenses, DOBs, Phone Numbers, E-Mail Addresses, 个人地址, Passport Numbers, 和个人健康信息(PHI).
- Adjacent to the Data Types icon, the Files 图标允许您启用 File Search. Click on the Files 图标，然后选择 Enable File Search.
- Note: File Search ，以便Spirion能够搜索存储在您计算机上的文件.
- 接下来，我们启用了 File Search, click on the Files 图标，鼠标移到 Files Locations. 您将有三个选择:
- Computer:精灵将搜索你的整个 Computer (桌面、文档、下载、库、电影、音乐和图片文件夹).
- Documents:精灵只会搜索你的 Documents folder.
- Custom: Spirion允许您指定要使用哪个文件夹 include or exclude from the search. 这可能有助于用户谁想要搜索可移动驱动器的敏感数据.
- 选择数据类型后, 启用文件搜索, 并配置Spirion将在哪里搜索您的计算机, 开始搜索 Start 色带上的图标.
Pausing a search
-
控件上的暂停按钮可以暂时暂停正在进行的搜索 Main tab on the ribbon. The Pause 按钮在同一个地方 Start 按钮，并自动从 Start to Pause 当搜索开始时. Once you click Pause，将自动更改为 Resume button.
-
如果您需要与某个结果进行交互，并且发现传入的结果会分散您的注意力，那么暂停搜索可能是有益的. 如果您需要暂时暂停Spirion，因为它正在影响您的计算机的性能，这也是有帮助的.
Resuming a search
-
要继续搜索，请单击 Resume 按钮，它与 Pause and Start buttons on the Main ribbon.
Stopping a search
-
如果要停止当前搜索，请单击 Stop button on the Main tab on the ribbon. 它将不可能恢复搜索，一旦你点击 Stop.
-
Once you click Stop， Spirion将需要一些时间来完成当前的过程. 您将看到一个对话框，通知您它的状态. 如果当前被分析的位置很大或很复杂, 斯皮里恩可能要花很长时间才能停止你的搜寻.
- The Wizard 图标将弹出“结果向导”.
- The Advanced 图标将带您回到主Spirion界面.
- The Save As Icon将保存搜索结果以供以后使用.
- The Reminder 图标将为您提供几个时间选项. Spirion将最小化自己到您的系统托盘，并保持在那里，直到指定的时间已经过去. 如果你想快点把Spirion带回来，你可以双击 System Tray icon.
查看搜索结果
The Status Window 提供当前搜索的实时摘要.
- Progress Bar:描述当前位置类型的完成百分比.
- Overall:描述您要搜索的计算机位置类型的总数.
- 包含数据匹配的位置:这是到目前为止包含至少一个数据匹配的搜索项的总数.
- 搜寻地点总数这是到目前为止在你的电脑上搜索过的所有类型的项目的总数.
- 数据匹配总数:这是迄今为止在所有位置找到的数据匹配的总数.
- Note如果你把 Status Window，你可以通过点击状态窗口来切换 Main tab on the ribbon.